Véhicule de société ou versement d’indemnités kilométriques : comment choisir ?

Pour les entreprises, le coût des trajets professionnels varie selon que vous choisissez d’acquérir un ou plusieurs véhicules de société ou de compter sur le ou les véhicules personnels de vos salariés, moyennant le versement d’indemnités kilométriques.

Cet article fait le point sur les avantages et les inconvénients de chacune de ces options, traite des trajets effectués par le chef d’entreprise et livre des pistes de réflexion pour déterminer la solution la plus adaptée à votre situation.

Remarque : le véhicule de société (ou de service) sert uniquement à effectuer des trajets professionnels, et se distingue à ce titre du véhicule de fonction qui constitue un avantage en nature pour le salarié.

Le véhicule de société : acquisition, location ou crédit-bail

Selon la nature de votre activité, vous pouvez avoir besoin d’acquérir ou de louer un véhicule de tourisme ou un véhicule utilitaire. Voici un aperçu des règles applicables à chaque situation.

Acquisition d’un véhicule de société

Le véhicule de tourisme (VP) est réservé au transport de personnes et de leurs bagages.

Son prix d’acquisition peut être amorti dans la limite de certains plafonds qui dépendent de l’année d’acquisition et du nombre de grammes de CO₂ émis par kilomètre. Dans la majorité des cas, la TVA n’est pas déductible.

Deux taxes doivent également être prises en compte : la taxe annuelle sur les émissions de CO₂ et la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques.

Le véhicule utilitaire (VU ou CTTE) est réservé au transport de marchandises et/ou de matériel. Il ne compte que deux places assises.

Son amortissement n’est pas soumis par des plafonds, et peut être complété par un suramortissement pour les véhicules neufs les plus propres. La TVA est entièrement déductible.

Location et crédit-bail

En cas de location ou de crédit-bail, les mêmes règles s’appliquent.

Pour les véhicules de tourisme, le loyer est déductible dans la limite de certains plafonds, et la TVA n’est pas déductible.

Pour les véhicules utilitaires, le loyer et la TVA sont entièrement déductibles.

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Les indemnités kilométriques : une alternative flexible

L’acquisition, la location ou le crédit-bail d’un véhicule de société peut vous sembler trop onéreux. Si tel est le cas et selon votre activité, vous pouvez aussi décider de rembourser vos salariés pour les trajets professionnels effectués avec leur propre véhicule.

Fonctionnement et calcul des indemnités

Les indemnités kilométriques professionnelles constituent un droit pour les salariés français qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements liés au travail, tels que les visites clients ou les déplacements vers des salons professionnels.

Ces indemnités sont calculées en multipliant la distance parcourue par le taux kilométrique officiel établi par l’administration fiscale française, qui intègre la majorité des coûts liés au véhicule (achat, carburant, entretien, assurance, amortissement). Un taux personnalisé peut aussi s’appliquer.

Les trajets domicile-travail sont exclus de ce dispositif, sauf accord collectif spécifique, et les frais de péage ou de parking doivent être déclarés séparément comme frais réels.

Avantages fiscaux et obligations

Du point de vue fiscal, les indemnités kilométriques bénéficient d’un régime avantageux : elles ne sont pas imposables pour les salariés et sont exonérées de cotisations sociales pour les entreprises, à condition de respecter les plafonds du barème fiscal.

Pour justifier ces indemnités, les salariés doivent tenir un carnet de bord détaillé mentionnant pour chaque trajet la date, la distance, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que le motif du déplacement. Les employeurs doivent aussi conserver ces justificatifs pendant 10 ans.

La tenue de ce carnet de bord peut être considérablement simplifiée grâce à des solutions numériques comme Driversnote, qui enregistre automatiquement les trajets et génère les justificatifs requis par l’administration fiscale.

Notons ici que les taxes sur l’affectation des véhicules de tourisme s’appliquent aussi aux véhicules des salariés, et doivent être acquittées par l’entreprise.

Cas particulier : le véhicule personnel du chef d’entreprise

Si le chef d’entreprise utilise son véhicule personnel, les règles suivantes s’appliquent.

Entreprises soumises à l’impôt sur le revenu (IR)

Pour les entreprises soumises à l’IR, le chef d’entreprise ne peut pas obtenir de remboursement pour ses frais professionnels. Les dépenses courantes peuvent être déduites des charges d’exploitation, dans la proportion de l’usage professionnel.

Au régime BNC, les frais kilométriques peuvent être estimés au moyen du barème kilométrique officiel. 

Au régime BIC accompagné d’une comptabilité super simplifiée, le barème carburant fourni par l’administration française peut être appliqué.

Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article Comment déduire ses frais kilométriques en tant que travailleur indépendant ou qu’entreprise ?

Entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS)

Pour les entreprises soumises à l’IS, le chef d’entreprise peut se rembourser. Le montant est déductible du résultat fiscal et exonéré de charges en cas de respect du barème. 

Comment choisir : les critères décisifs

Pour choisir la meilleure solution pour votre entreprise, différents critères doivent être pris en compte.

La fréquence et la nature des déplacements : plus les déplacements sont fréquents, plus l’investissement dans un véhicule de société est rentable.

La taille de votre entreprise et ses effectifs : le versement d’indemnités kilométriques convient pour une TPE, mais les grandes entreprises se dotent généralement d’un parc automobile en centralisant sa maintenance.

Les contraintes liées à votre activité : certaines activités nécessitent de transporter des marchandises et du matériel volumineux. Les véhicules privés de vos salariés ne sont probablement pas adaptés à cette utilisation.

L’enjeu de l’image professionnelle : l’acquisition de véhicules de société contribue à promouvoir les services de votre entreprise et à vous positionner comme un partenaire solide. 

Votre trésorerie : bien sûr, tout dépend également de votre capacité d’investissement. En début d’activité, vous pouvez commencer par verser des indemnités kilométriques, puis acquérir progressivement des véhicules.

Nos recommandations selon votre situation

Le choix optimal dépend des caractéristiques spécifiques de votre organisation. Voici nos recommandations.

Le véhicule de société est préférable si votre entreprise a des besoins de mobilité structurels et permanents. Cette solution convient particulièrement aux organisations :

• dont les employés effectuent des déplacements professionnels fréquents et réguliers,
• qui souhaitent maintenir une image de marque cohérente à travers leur flotte automobile,
• qui doivent transporter du matériel spécialisé ou encombrant,
• ou encore qui emploient des salariés ne disposant pas d’un véhicule personnel approprié pour leurs missions professionnelles.

Les indemnités kilométriques sont plus avantageuses si les déplacements sont flexibles et ponctuels. Cette approche s’adapte mieux aux entreprises :

• dont les besoins de déplacement sont occasionnels et variables,
• qui connaissent des fluctuations importantes dans leurs effectifs,
• qui préfèrent éviter les immobilisations financières liées à l’achat ou à la location de véhicules,
• et dont les collaborateurs possèdent déjà un véhicule personnel adapté à leurs déplacements professionnels.