Comment consigner ses trajets professionnels dans un carnet de bord ?

Que vous soyez salarié ou travailleur indépendant, vous devez consigner vos trajets professionnels dans un carnet de bord pour bénéficier du remboursement de vos indemnités kilométriques ou d’une déduction fiscale.

Selon votre situation, les exigences à respecter sont définies par votre employeur ou la direction générale des Finances publiques.

Cet article fait le point sur les règles à respecter pour consigner vos trajets professionnels en tant que salarié ou professionnel indépendant.

Quelles informations consigner dans votre carnet de bord ?

En tant que salarié, vous devez fournir la justification des trajets professionnels effectués avec votre véhicule personnel pour percevoir vos indemnités kilométriques ou bénéficier d’une déduction fiscale lors de votre déclaration de revenus.

Il en va de même pour les travailleurs indépendants, que les trajets soient effectués avec votre véhicule privé ou avec le véhicule de votre entreprise.

Pour chaque trajet, votre carnet de bord doit préciser :

• La date
• La distance parcourue
• Le lieu de départ et d’arrivée
• Le motif de votre déplacement (personnel ou professionnel)

De plus, les carnets de bord doivent être tenus à jour régulièrement. Idéalement, remplissez le vôtre après chaque trajet. Une mise à jour hebdomadaire est aussi acceptable.

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Types de carnets de bord acceptés par les impôts

En cas de contrôle, la direction générale des Finances publiques accepte les justificatifs sous format papier, numérique (PDF, Excel, Google Sheets ou autre feuille de calcul). Autrement dit, le format importe peu, c’est le contenu qui compte.

Même si les formulaires papier sont acceptés, ils sont de plus en plus rarement utilisés. Toutefois, si ce format vous convient, vous pouvez télécharger notre modèle gratuit de suivi des frais kilométriques.

Si vous êtes salarié, votre employeur doit vous indiquer les justificatifs à fournir et la procédure à suivre.

Le service des impôts demande-t-il un relevé de compteur ?

L’administration française ne vous demande pas spécifiquement de fournir un relevé du compteur kilométrique. Pour calculer la distance parcourue pour chaque trajet, vous avez le choix entre plusieurs options :

• Effectuer un relevé du compteur au début et à la fin du trajet
• Déterminer autrement la distance parcourue (par exemple, avec un outil de calcul des distances en ligne), d’après le point de départ et d’arrivée
• Enregistrer votre trajet d’une autre façon, par exemple au moyen d’un dispositif GPS ou d’une application de suivi kilométrique

La solution la plus simple consiste à utiliser une application de suivi kilométrique. Ces applications sont pensées pour simplifier le suivi et le calcul de vos frais kilométriques d’après les taux en vigueur.

Compatible avec iOS et Android, l’application de Driversnote répond aux besoins des salariés comme des indépendants et des entreprises.

Faut-il consigner les trajets personnels ?

Si vous utilisez votre véhicule à la fois pour des trajets personnels et professionnels, vous devez pouvoir prouver la proportion de chaque usage, puis appliquer ce pourcentage à vos frais kilométriques. Vous devez distinguer les trajets effectués à titre personnel et professionnel.

Dans Driversnote, chaque trajet doit être catégorisé comme personnel ou professionnel. Chaque catégorie est mise en évidence dans les rapports kilométriques éditables depuis l’application.