Indemnités kilométriques professionnelles

Vous avez une petite entreprise et vous ou vos employés conduisez des véhicules personnels pour le travail. Savez-vous que vous pouvez bénéficier d'indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels ? Entrons dans le vif du sujet.

Indemnités kilométriques professionnelles

Les chefs d'entreprises et les employés ont droit à des indemnités kilométriques tant qu'ils s'agit de trajets à des fins professionnelles. Le kilométrage professionnel correspond à la conduite entre deux lieux de travail. Il peut s'agir, entre autres, de rendre visite à des clients, d'aller chercher des fournitures et, en général, de faire des courses pour l'entreprise. En France, vous pouvez également obtenir des indemnités kilométriques pour votre déplacement au travail, généralement jusqu'à 40 km dans chaque sens.

Tous les employés et certains cadres ont droit à une déduction forfaitaire de 10 % au moment de la déclaration d'impôt pour couvrir leurs frais de transport liés au travail. Toutefois, si vous pensez que le taux forfaitaire ne couvre pas les coûts de conduite pour le travail tout au long de l'année, vous pouvez réclamer le kilométrage sur la base du taux par kilomètre ou réclamer les frais réels que vous avez accumulés tout au long de l'année.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez rembourser vos employés pour tout déplacement lié au travail avec leur voiture personnelle. Le ministère de l'Économie fixe chaque année des taux standards de frais kilométriques professionnels que vous pouvez utiliser comme ligne directrice. Le taux kilométrique couvre tous les frais de possession et d'utilisation des véhicules des employés pour la partie professionnelle de leur conduite. Voir le barème des frais kilométriques 2023.

Vous pouvez également choisir de ne pas rembourser du tout les indemnités kilométriques des employés. Dans ce cas, ils pourront réclamer des indemnités kilométriques au taux forfaitaire de 10 %, réclamer les frais réels ou utiliser le taux kilométrique standard dans leur déclaration d'impôt annuelle.

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Exigences relatives au relevé kilométrique pour les petites entreprises

Pour pouvoir réclamer des indemnités kilométriques pour les petites entreprises, vos employés doivent produire des relevés kilométriques conformes aux exigences du ministère de l'Économie.

Si vous payez des frais kilométriques à vos employés, vous devrez conserver leurs relevés kilométriques comme preuve en cas d'audits commerciaux futurs. De même, si les employés bénéficient d'indemnités kilométriques sur leurs déclarations d'impôt annuelles, ils devront conserver leurs relevés en cas de contrôle fiscal.

Un relevé kilométrique doit contenir la distance, l'heure, la destination et le but de chaque déplacement professionnel, ainsi que le suivi kilométrique professionnel total pour l'année. Vous pouvez tenir différents formats de relevés kilométriques, notamment des fichiers papier et numériques.

Il existe plusieurs façons pour votre petite entreprise de tenir un suivi kilométrique pour les indemnités. Vous pouvez le faire manuellement, sous la forme d'un carnet de bord papier ou d'une feuille de calcul, ou utiliser un compteur de suivi kilométrique pour les petites entreprises.

Choisissez un compteur de suivi kilométrique pour votre petite entreprise

Même les chefs d'entreprises et les employés les plus organisés peuvent trouver fastidieux de documenter manuellement le suivi kilométrique et de le tenir à la disposition du ministère de l'Économie pendant des années. Les compteurs de suivi kilométrique pour petites entreprises peuvent s'occuper de tout pour vous et vos employés, garder à portée de main l'historique kilométrique et faire des remboursements et des indemnités kilométriques un jeu d'enfant.

Les compteurs de suivi kilométrique sont de plus en plus utilisés dans les petites entreprises en raison de leur capacité à simplifier l'enregistrement du kilométrage lié au travail et à aider à créer des relevés conformes.

Vous pouvez trouver de nombreuses applications et logiciels de suivi kilométrique, mais gardez à l'esprit que certains peuvent être plus lourds, plus chers à utiliser et plus adaptés aux moyennes et grandes entreprises. Un compteur de suivi kilométrique pour petites entreprises sera en mesure de couvrir tous vos besoins et toutes vos exigences, et ne représentera pas un fardeau financier pour votre entreprise. Voici quelques-unes des caractéristiques importantes que vous devriez rechercher dans un compteur de suivi kilométrique pour petites entreprises :

• Suivi kilométrique automatique et enregistrement de toutes les informations requises pour vos déplacements
• Peut générer des rapports kilométriques conformes
• Dispose d'une sauvegarde en ligne et les rapports kilométriques sont toujours disponibles en cas de futurs contrôles fiscaux.

Il existe de nombreuses options différentes que nous vous encourageons à explorer. L'une des options est l'application Driversnote, qui présente toutes les fonctionnalités essentielles pour un suivi kilométrique professionnel.