Indemnités kilométriques professionnelles

Vous êtes salarié et vous réalisez des trajets pour le travail avec votre véhicule personnel. Savez-vous que votre employeur doit vous verser des indemnités kilométriques pour vos déplacements professionnels ? 

Cet article vous présente les indemnités kilométriques professionnelles, leur mode de calcul, les pièces justificatives à fournir et les règles d’imposition. Il vous explique aussi comment une application peut vous aider à suivre et calculer vos indemnités kilométriques.

Indemnités kilométriques professionnelles

En France, les salariés ont le droit de percevoir des indemnités kilométriques pour leurs trajets professionnels. Par exemple, il peut s’agir de rendre visite à des clients, de se rendre à un salon d’affaires ou d’effectuer des achats pour l’entreprise. 

Les indemnités kilométriques n’incluent pas les trajets entre le domicile et le travail (sauf accord collectif ou décision propre à l’employeur). Ces trajets sont néanmoins couverts par une déduction forfaitaire de 10 % au moment de la déclaration de revenus, et peuvent aussi être déclarés pour leur montant réel.

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Comment les indemnités kilométriques sont-elles calculées ?

Les indemnités kilométriques sont calculées en multipliant la distance parcourue par le taux kilométrique fixé par le barème kilométrique officiel fourni par l’administration fiscale française. 

Ce barème intègre le prix d’achat du véhicule avec ses équipements, les dépenses de carburant, les frais d’entretien et de réparation, l’amortissement, l’assurance annuelle ainsi que les pneumatiques.

Les frais de péage et de parking n’entrent pas en compte dans les indemnités kilométriques et peuvent être déclarés à titre de frais réels.

Les entreprises qui le souhaitent peuvent aussi appliquer un taux kilométrique personnalisé. 

Les indemnités kilométriques sont-elles imposables ?

Pour les salariés, les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu. Toutefois, si vous déclarez vos frais professionnels réels dans votre déclaration de revenus, vous devez indiquer le montant des indemnités kilométriques perçues avant d’éviter une double déduction.

Pour les entreprises, les indemnités kilométriques sont des charges déductibles fiscalement, sous réserve de respecter les plafonds établis par le barème fiscal des indemnités kilométriques, et de fournir les justificatifs requis en cas de contrôle.

Comment les indemnités kilométriques doivent-elles être justifiées ?

Généralement, votre employeur vous demandera de lui fournir une note de frais kilométrique accompagnée des justificatifs des dépenses engagées pour vos trajets. La solution idéale consiste à tenir à jour un carnet de bord kilométrique listant tous les trajets professionnels.

Dans ce carnet de bord, vous noterez, pour chaque trajet, la date, la distance parcourue, le lieu de départ et d’arrivée et le motif de votre déplacement. Pour plus d’informations, lisez notre article Comment consigner ses trajets professionnels dans un carnet de bord.

En tant qu’employeur, vous devez conserver tous les justificatifs nécessaires pendant 10 ans en vue d’un éventuel contrôle de l’administration fiscale.

Simplifier la gestion des indemnités kilométriques avec une application

Pour gagner en efficacité et éviter les oublis, de nombreuses entreprises et salariés se tournent vers des solutions numériques pour automatiser le suivi de leurs déplacements professionnels.

Pour garder trace de tous vos trajets professionnels et calculer plus facilement le montant de vos indemnités kilométriques, vous pouvez utiliser une application de suivi kilométrique comme Driversnote.

En plus de vous fournir des justificatifs conformes à la législation française, notre application suit automatiquement vos trajets professionnels et génère vos notes de frais au format requis.