Gestion des notes de frais kilométriques : pourquoi utiliser un logiciel ?

Ce que vous devez savoir si vous approuvez des notes de frais

Les carnets de bord remplis manuellement sur papier libre ou sur Excel contiennent souvent des erreurs. Pour les entreprises, valider les notes de frais et calculer le montant des indemnités kilométriques des salariés nécessitent plusieurs heures par mois.

Lorsqu’une entreprise compte une quinzaine de conducteurs répartis dans différents services, les responsables doivent jongler entre les feuilles de calcul et relancer les retardataires tout en évitant les disparités. Ce n’est pas vraiment le genre d’activité qu’ils affectionnent le lundi matin.

Utilisée par des millions d’utilisateurs à travers le monde, Driversnote compte parmi les principales applications de suivi des frais kilométriques. Dans cet article, nous vous présentons trois étapes clés où les équipes de taille moyenne peuvent gagner du temps et de l’énergie :

• Le suivi des trajets
• La vérification et l’approbation des notes de frais kilométriques
• Le calcul des indemnités kilométriques à verser

Mais commençons par une définition : qu’est-ce qu’un logiciel de suivi des frais kilométriques ?

Un logiciel de suivi des frais kilométriques comme Driversnote Teams s’utilise sur smartphone et sur ordinateur. Il permet aux entreprises de suivre, de consigner et d’approuver les indemnités kilométriques des salariés qui utilisent leur véhicule privé pour des trajets professionnels.

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Les frais kilométriques ne sont pas des frais comme les autres

Lorsqu’un salarié transmet une facture pour des frais d’hôtel, de restaurant ou d’équipement, c’est la facture elle-même qui tient lieu de justificatif. Pour les frais kilométriques, c’est différent. Pour être remboursés, les salariés doivent présenter un carnet de bord indiquant au moins :

• Le point de départ et d’arrivée du trajet
• La distance parcourue
• Le motif du trajet (professionnel ou personnel)
• La date et l’heure du trajet

Sans ces informations, la demande ne peut pas être vérifiée. De plus, de nombreux pays appliquent une réglementation spécifique. Pensez toujours à vous renseigner sur les règles qui concernent votre entreprise.

À lire aussi : Comment consigner ses trajets professionnels dans un carnet de bord ?

Compte tenu de ces obligations, le suivi, la consignation et l’approbation des indemnités kilométriques peuvent vite devenir chronophages pour les conducteurs et pour les responsables qui vérifient les carnets de bord.

Le risque de pénalité financière en cas de justificatifs non valides accroît aussi la pénibilité de la tâche.

Voici donc les trois grandes étapes où un logiciel vous permettra d’économiser du temps et des efforts.

Première étape : automatisez le suivi des trajets

Pour gagner du temps, remplacez tout d’abord les carnets de bord au format papier ou Excel. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le format papier n’est pas entièrement révolu, et nombre d’équipes utilisent encore des notes écrites ou des fichiers aux formats disparates.

Évidemment, personne n’aime passer sa journée à réclamer les notes de frais en retard, à chercher un justificatif dans sa boîte de réception ou à compiler des feuilles de calcul.
C’est pourquoi l’adoption d’un logiciel s’avère aussi précieuse. Dans une équipe comptant 15 conducteurs, le logiciel transforme la pagaille en simplicité :

• Les conducteurs enregistrent automatiquement leurs trajets avec le GPS de leur téléphone (ou une balise iBeacon placée dans leur véhicule). Fini les oublis et les erreurs de report ! Et le moment venu, quelques clics suffisent pour créer un rapport.
   
• Les chefs d’équipe et le service de comptabilité reçoivent tous les rapports au même format dans un tableau de bord qui indique clairement les différents statuts (reçu, approuvé ou en attente). En cas d’oubli, un rappel est envoyé automatiquement.
   
• L’entreprise obtient des justificatifs fiables et conformes qui pourront être facilement présentés en cas de contrôle.

Pour une équipe de 15 conducteurs, adopter une application numérique permet aux responsables d’économiser des heures de tâches administratives à chaque période de déclaration.

Deuxième étape : accélérez la vérification des rapports

D’après nos observations, les chefs d’équipe qui disposent d’outils et de processus efficaces passent seulement quelques minutes sur chaque rapport d’indemnités kilométriques.

En revanche, lorsqu’il faut examiner manuellement les notes de frais, effectuer des contrôles aléatoires ou croiser les données avec d’autres systèmes, le traitement des notes de frais devient rapidement plus long. Jusqu’à donner l’impression d’une mission à un temps plein, même pour une équipe de 15 conducteurs.

Certains responsables se retrouvent à ouvrir leur calendrier pour vérifier les trajets, tandis que d’autres se concentrent sur les chiffres ronds (vous conviendrez qu’un trajet d’exactement 100 kilomètres est peu probable).

Voici comment accélérer la vérification des notes de frais sans perdre le contrôle :

• Visualisez les trajets sur une carte : plutôt que d’examiner des chiffres bruts, vérifiez les itinéraires sur une carte. Vous repérerez plus facilement les trajets erronés.
   
• Examinez les trajets manuels en priorité : les rapports distinguent les trajets manuels des trajets enregistrés automatiquement. Concentrez-vous sur les trajets manuels et faites confiance à l’automatisation.
   
• Obtenez du contexte : demandez aux salariés d’ajouter une étiquette correspondant au nom du client, du projet ou du centre de coûts. Vous n’aurez plus besoin de relire vos e-mails pour vous souvenir du motif d’un trajet.

Troisième étape : simplifiez le calcul des remboursements

Lorsque les frais kilométriques sont consignés dans des carnets de bord au format papier ou des feuilles de calcul éparses, le calcul des indemnités kilométriques devient vite fastidieux. A fortiori lorsqu’une formule est effacée par inadvertance ou que des trajets sont oubliés.
Cette tâche est d’autant plus compliquée que le calcul des remboursements ne se résume pas à une simple formule « distance × taux ». Les entreprises doivent aussi :

• Exclure les trajets personnels
• Appliquer des seuils ou des tranches selon la distance parcourue
• Utiliser des taux différents selon le type de véhicule ou les politiques internes

Par exemple, en France, les taux varient selon le type de véhicule et les distances parcourues (dans le barème kilométrique officiel, le coefficient diminue au-delà de 5 000 et de 20 000 kilomètres).

C’est ce que montre le témoignage d’un utilisateur de Driversnote Teams : 

« Même après avoir essayé six prestataires, aucun ne proposait suffisamment de fonctionnalités essentielles, comme la catégorisation des trajets personnels et professionnels. »
— Utilisateur de Driversnote Teams, étude réalisée en 2025

C’est dans ce contexte qu’une solution de suivi des frais kilométriques complète comme Driversnote s’avère très utile. La plateforme applique vos règles, et vous garantit que les calculs sont exacts, conformes et faciles à gérer pour votre équipe.

• Personnalisation des taux kilométriques : si votre organisation emploie d’autres taux que ceux suggérés par l’administration fiscale, vous pouvez définir des taux personnalisés (par exemple, par type de véhicule ou service de l’entreprise). Ces taux seront appliqués automatiquement.
   
• Catégorisation des trajets professionnels et personnels : les conducteurs catégorisent leurs trajets professionnels et personnels pour que seuls les trajets professionnels figurent dans les rapports. Aucune donnée privée n’est transmise à l’entreprise sans leur accord.
   
• Filtrage des données privées : les administrateurs peuvent appliquer le filtre de confidentialité pour exclure automatiquement les informations sensibles, comme les adresses exactes, les cartes des itinéraires ou les notes personnelles. Ainsi, la vie privée des conducteurs reste protégée.
   
• Facilité d’exportation : les rapports d’équipe peuvent être exportés au format PDF ou Excel pour s’intégrer dans les systèmes de paie ou de traitement des notes de frais. L’exportation peut aussi être groupée pour faciliter leur intégration dans les systèmes d’analyse métier.

Comment adopter un logiciel de suivi des frais kilométriques

Déployer un nouvel outil peut se faire facilement, mais la taille de l’équipe doit être prise en considération. Ce type de logiciel est idéal pour une entreprise comptant une quinzaine de conducteurs, c’est-à-dire une entreprise assez grande pour être pénalisée par les erreurs de déclaration, mais assez petite pour que la solution puisse être adaptée facilement.

Si vous passez de carnets de bord au format papier ou Excel à Driversnote, procédez progressivement et gagnez la confiance des équipes dès le début :

1. Commencez petit : créez votre équipe, invitez quelques conducteurs et testez le suivi automatique et la saisie manuelle.
2. Testez votre procédure : envoyez un exemple de rapport à l’équipe de paie ou de comptabilité afin de confirmer que tout est conforme.
3. Répartissez la responsabilité d’approbation : faites valider les rapports par les chefs d’équipe, puis par la comptabilité.
4. Préservez la cohérence : définissez des étiquettes communes pour les projets ou les clients, pour que tous les salariés déclarent leurs trajets de la même façon.

L’adoption du logiciel réussit mieux si le déploiement se fait progressivement (par exemple, un service après l’autre). Une fois que les conducteurs constatent à quel point cette solution leur simplifie la tâche, la plupart ne reviennent jamais en arrière.