Quels sont les frais professionnels déductibles pour les travailleurs indépendants et les entreprises ?

Si vous exercez une activité professionnelle en tant que travailleur indépendant ou dirigeant d’entreprise, vous avez tout intérêt à optimiser votre fiscalité en déduisant légalement vos charges professionnelles.

Cet article vous fournit un guide complet des frais professionnels déductibles, avec des exemples concrets, les critères à respecter et les modalités pratiques pour les déclarer. Vous découvrirez également comment traiter les cas particuliers comme les frais mixtes.

Autres situations : si vous êtes dirigeant assimilé salarié, vous avez la possibilité de choisir entre la déduction forfaitaire de 10 % et la comptabilisation des frais réels. Si vous êtes en micro-entreprise, vos charges ne sont pas déductibles, car elles sont déjà prises en compte dans l’abattement forfaitaire correspondant à votre activité.

Critères de déductibilité des frais professionnels

En France, la déductibilité des charges professionnelles est soumise à plusieurs conditions. Comme indiqué sur le site web du ministère de l’Économie, les dépenses doivent :

« - être engagées dans l’intérêt direct de l’exploitation et se rattacher à la gestion normale de l’entreprise ;
- correspondre à une charge effective et être appuyées de justifications suffisantes ;
- être comprises dans les charges de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées. »
Autrement dit, pour qu’une dépense soit déductible, elle doit être nécessaire à votre activité professionnelle, réelle et justifiée par des factures ou des reçus, et comptabilisée dans l’année où elle a été effectuée.

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Exemples de frais professionnels déductibles

Les entreprises peuvent déduire plusieurs catégories de frais professionnels.

Frais de création d’entreprise

Les frais de création d’entreprise correspondent aux dépenses engagées pendant la période de lancement de l’activité. Ces frais, avancés personnellement par le ou les dirigeants, peuvent ensuite être remboursés par l’entreprise et déduits fiscalement.
Ils comprennent notamment les frais de publication dans un journal d’annonces légales, les frais d’immatriculation auprès du greffe, les honoraires de conseil juridique et comptable, les frais d’études de marché, les dépôts de marque et les frais de communication préalables au lancement.
Pour être déductibles, ces frais doivent être engagés au maximum six mois avant l’immatriculation de l’entreprise, être directement liés au démarrage de l’activité et être justifiés par des factures établies au nom de la société en formation.

Frais de transport et de déplacement

Les frais kilométriques liés aux trajets professionnels sont déductibles pour les travailleurs indépendants en BNC et BIC, ainsi que pour les dirigeants non salariés. Sont éligibles les trajets professionnels, les déplacements domicile-travail, et l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Attention : cette déduction n’est pas applicable aux micro-entreprises, car elle est déjà incluse dans l’abattement forfaitaire prévu pour ce régime.

Pour les professionnels BNC au régime réel, deux options s’offrent à vous : la déduction des frais réels ou l’application du barème kilométrique officiel. Ce barème couvre la dépréciation, l’entretien, le carburant et l’assurance. Les frais non inclus (péage, garage) restent déductibles au prorata de l’usage professionnel.

En BIC, les règles varient selon le régime fiscal. En comptabilité super simplifiée, vous pouvez utiliser le barème carburant officiel. Au régime réel (simplifié ou normal), vous déduirez vos frais réels en appliquant un prorata professionnel pour les véhicules à usage mixte.
Dans tous les cas, conservez vos justificatifs et distinguez clairement les trajets professionnels des trajets personnels. Une application de suivi kilométrique comme Driversnote peut vous aider.

Charges d’exploitation courantes

Les charges d’exploitation courantes sont les frais nécessaires aux activités régulières de l’entreprise.

Il s’agit par exemple de l’achat de matières premières pour une activité de production, de produits en vue de leur revente pour une activité commerciale ou de matériel pour une activité de prestation de service.

Ces frais incluent aussi l’achat de fournitures de bureau ou de matériel de bureau, les frais de communication, l’achat de matériel et logiciels informatiques, ou encore les frais d’Internet et de téléphonie (voir plus bas la section sur les frais mixtes).

Frais liés à la personne du travailleur indépendant ou du chef d’entreprise

Cette catégorie regroupe les frais personnels du travailleur indépendant ou du dirigeant qui sont directement liés à son activité professionnelle et peuvent donc être déduits.

Les primes d’assurance professionnelle sont déductibles lorsqu’elles couvrent des risques liés à l’activité telle que la responsabilité civile professionnelle. De même, les cotisations à une mutuelle santé loi Madelin sont déductibles du revenu imposable du chef d’entreprise non salarié, dans la limite des plafonds fixés.

Les cotisations sociales des travailleurs non salariés sont déductibles. Elles comprennent l’assurance maladie, l’assurance vieillesse, les allocations familiales, la CSG-CRDS et la contribution à la formation professionnelle. 

Sont également déductibles les cotisations versées aux syndicats ou associations professionnelles et les frais de formation professionnelle.

Les frais de repas d’affaires sont déductibles, dans la limite de certains plafonds. Ces frais doivent être nécessités par l’exercice de la profession et être justifiés.

De même, les frais de blanchisserie sont déductibles lorsqu’ils sont spécifiquement professionnels, qu’ils soient confiés à une blanchisserie ou effectués à domicile. 

Cas particulier des frais mixtes

Les charges mixtes désignent les frais qui sont à la fois personnels et professionnels. Il peut s’agir de factures d’électricité, de loyers ou encore de frais de téléphonie.

En cas de charges mixtes, vous devez déterminer quelles sont la part d’usage personnel et la part d’usage professionnel. Cette répartition s’appelle la quote-part. Pour vos frais kilométriques, une application comme Driversnote facilite grandement le calcul de cette quote-part.

Les frais mixtes vous concernent particulièrement si vous travaillez à domicile. Vous pouvez alors calculer la superficie de votre logement utilisée pour votre activité, et reporter ce pourcentage d’utilisation sur vos factures d’électricité ou encore votre loyer. Ces charges peuvent ainsi être déduites de votre résultat fiscal.

Exemples de frais professionnels non déductibles

Les frais professionnels non déductibles comprennent certains frais qui peuvent sembler mixtes de prime abord. Par exemple, les frais de coiffeur, l’achat de vêtements de ville ou les frais d’optique ne sont pas déductibles, même s’ils sont indirectement nécessaires à votre activité.

Les frais non déductibles incluent aussi certains impôts ou taxes et les dépenses considérées comme luxueuses. Une liste plus complète est disponible à la rubrique « Les charges d’exploitation non déductibles » de cet article du ministère de l’Économie.

Enfin, certaines charges sont également non déductibles à partir d’un certain montant. C’est notamment le cas des cadeaux d’affaires dont le prix ne doit pas dépasser 73 euros TTC par an et par bénéficiaire pour être déductible (plafond applicable jusqu’en 2025).

Comment déduire ses charges

Concernant la comptabilisation, veillez à enregistrer les dépenses dans les comptes de charges appropriés, et à comptabiliser les charges dans l’exercice où elles sont engagées. Si le montant est important, vérifiez si les charges doivent être immobilisées. En cas de contrôle fiscal, l’administration fiscale peut demander la justification de toute charge déduite. Une documentation rigoureuse est donc essentielle. Conservez toutes les factures, reçus et justificatifs pendant dix ans. Vérifiez que les documents mentionnent votre nom/raison sociale.

Pour les frais kilométriques, tenez un carnet de bord de vos trajets professionnels. Il peut s’agir d’un carnet papier ou d’une feuille de calcul en ligne. Une application de suivi kilométrique vous fera gagner du temps grâce à l’enregistrement automatique des trajets.