Quelle est la meilleure application de calcul des frais kilométriques ?

Que vous soyez salarié ou indépendant, le calcul des frais kilométriques pour vos trajets professionnels peut sembler compliqué.

Saviez-vous que des applications permettent de suivre les kilomètres parcourus et de créer des justificatifs conformes à la législation française depuis votre téléphone ? Avec cette solution, vous n’avez plus besoin de carnet de bord ni de calculs complexes. Tout peut être automatisé !

Comment déclarer ses frais kilométriques

Que vous souhaitiez déduire vos frais kilométriques dans votre déclaration de revenus ou percevoir des indemnités kilométriques de la part de votre employeur, vous devez pouvoir produire des justificatifs conformes.

Mais entre le suivi des kilomètres et le calcul des frais de déplacement au bon taux kilométrique, la tâche peut s’avérer fastidieuse. Heureusement, avec une solution pensée pour ce besoin, tout devient plus simple.

Alors, comment choisir la bonne application de calcul des frais kilométriques ? Dans cet article, nous passons en revue les fonctionnalités qu’une application doit vous fournir pour calculer vos frais kilométriques et éditer des rapports conformes aux exigences de l’administration française.

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Fonctionnalités essentielles d’une application de calcul des frais kilométriques

Pour suivre facilement vos trajets professionnels, les fonctionnalités suivantes sont indispensables.

Suivi automatique des trajets

Pour ne pas avoir à reporter manuellement tous vos trajets professionnels, nous vous recommandons fortement de choisir une application dotée d’une fonctionnalité de suivi automatique basée sur le GPS de votre téléphone. 

Avec un tel outil, les horaires et les distances des trajets sont enregistrés automatiquement. En fin de mois, vous pouvez directement produire un rapport justificatif.

Catégorisation des trajets

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour le travail, cette fonctionnalité est essentielle pour différencier vos trajets privés et vos trajets professionnels. Pour aller plus loin dans la catégorisation, certaines solutions vous permettent d’ajouter des étiquettes personnalisées, par exemple pour associer un trajet à un client, un projet et une activité.

Création de rapports conformes à la législation française

Selon que vous êtes salarié ou indépendant, le taux doit pouvoir être personnalisé pour appliquer le barème kilométrique fourni par l’administration fiscale, ou un autre taux appliqué par votre employeur.

Le taux doit aussi apparaître sur vos notes de frais, ainsi que tous les autres renseignements requis, comme le bénéficiaire, le lieu de départ et d’arrivée, la date et l’heure, le motif précis du trajet, le nombre de kilomètres parcourus et les informations relatives au véhicule.

Autres fonctionnalités utiles dans une application de calcul des frais kilométriques

En plus des fonctionnalités de base, les options suivantes vous feront gagner en temps et en efficacité.

Dispositif de suivi automatique

Avec les outils de suivi automatique des trajets, l’enregistrement se fait en arrière-plan. Vous ne devez même pas ouvrir l’application pour le lancer. Cependant, cette fonctionnalité se déclenche à partir d’une certaine vitesse et risque donc d’enregistrer aussi les trajets à vélo, en taxi et en transports en commun.

Pour encore plus d’efficacité, certaines applications s’accompagnent d’un dispositif physique à installer dans votre véhicule pour enregistrer uniquement les trajets pertinents. Une fois l’appareil en place, l’enregistrement se lance et s’interrompt automatiquement à chaque trajet. Ainsi, seuls les trajets pertinents sont enregistrés.

Options de personnalisation

Les meilleures solutions de suivi kilométrique vous permettent de personnaliser les rapports justificatifs. Selon que vos rapports sont destinés au service des impôts et à l’Urssaf ou à votre employeur, il est possible que vous deviez ajouter des informations sur votre véhicule, sur les itinéraires et sur les motifs de vos trajets professionnels. Le relevé du compteur kilométrique peut aussi vous être demandé.

Facilité d’utilisation pour les utilisateurs français

Avant de télécharger une application, pensez à vérifier qu’elle est traduite en français. Même si vous comprenez l’anglais, il serait regrettable que vos rapports affichent les distances en miles plutôt qu’en kilomètres ! 

Reportez-vous au tableau comparatif ci-dessous pour obtenir une vue d’ensemble des principaux outils de suivi kilométrique et de leurs fonctionnalités.

Tableau comparatif des applications de calcul des frais kilométriques

La meilleure application de suivi des trajets professionnels

Vous êtes la personne la mieux placée pour savoir quelle solution de suivi des trajets professionnels répond le mieux à vos besoins. Pensez toutefois à vérifier que l’application propose les fonctionnalités décrites dans cet article. Avant de prendre un abonnement, vous avez aussi la possibilité de tester une version gratuite, comme la formule Free de Driversnote.

Si vous avez besoin d’une application complète et facile à utiliser, sachez que notre solution de suivi kilométrique réunit toutes les fonctionnalités présentées dans cet article. 

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