Travailleurs indépendants : comment tenir un carnet de bord conforme pour votre véhicule ?

En tant que travailleur indépendant, tenir un carnet de bord des trajets professionnels effectués avec votre véhicule personnel est essentiel pour pouvoir déduire vos frais kilométriques de votre résultat fiscal.
Dans cet article, nous vous expliquons comment enregistrer vos trajets professionnels pour diminuer le montant de vos impôts.

Remarque : si vous êtes en micro-entreprise, vos frais kilométriques sont déjà pris en compte dans l’abattement forfaitaire correspondant à votre activité. Pour en savoir plus sur vos spécificités fiscales, vous pouvez consulter cet article sur les charges des micro-entrepreneurs.

Qu’est-ce qu’un carnet de bord kilométrique ?

Si vous utilisez votre véhicule pour rendre visite à un client, réaliser une prestation de service, vous rendre à une conférence ou faire des achats professionnels, vous avez le droit de déduire ces frais de votre résultat fiscal.

Un carnet de bord kilométrique est un document qui permet de suivre vos trajets professionnels. Ce document est nécessaire en tant que pièce justificative pour déduire vos frais professionnels de vos impôts.

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Utilité du carnet de bord du véhicule en cas de contrôle fiscal

En France, pour pouvoir déduire vos frais de déplacement et de transport du résultat imposable de votre entreprise, un certain nombre de critères doivent être respectés.

Vous devez notamment pouvoir prouver que vos frais professionnels servent l’intérêt direct de votre entreprise, qu’ils ont été comptabilisés en charge au cours de l’exercice auquel ils se rapportent et qu’ils s’appuient sur des pièces justificatives.

En cas de contrôle, un carnet de bord correctement rempli fournit une pièce justificative solide, à compléter par les factures et les tickets de caisse.

Informations à noter dans votre carnet de bord

Quel que soit votre statut juridique, les informations suivantes doivent être consignées dans votre carnet de bord :

• Le relevé du compteur kilométrique en début et fin d’année
• La date du trajet
• Le point de départ et d’arrivée
• La distance parcourue pour chaque trajet
• Le motif du trajet

Le carnet de bord doit être tenu à jour régulièrement. Le plus simple est de le remplir à chaque trajet, mais vous pouvez aussi le compléter une fois par semaine.

Types de carnets de bord kilométriques

Format papier

Vous pouvez acheter un carnet de bord de suivi des déplacements en papeterie ou en ligne pour moins de 10 euros. Cependant, le format numérique est de plus en plus utilisé, car il prévient la perte de données. Libre à vous d’utiliser un fichier Excel, un fichier PDF, une feuille de calcul en ligne, ou encore une application de suivi kilométrique.

Feuille de calcul en ligne

La feuille de calcul en ligne est une bonne solution pour conserver vos données en toute sécurité. Elle est aussi plus rapide à remplir qu’un carnet de bord papier classique. Toutefois, chaque trajet doit être saisi manuellement et vous devez vérifier chaque distance.
Pour essayer cette solution, vous pouvez télécharger notre modèle gratuit de suivi des frais kilométriques.

Application de suivi des frais kilométriques

Ce type d’application est la solution la plus efficace pour suivre vos frais kilométriques. Elle enregistre automatiquement vos trajets et vous permet d’éditer des pièces justificatives.

Une fois que tous vos trajets ont été enregistrés, il vous suffit d’ouvrir l’application pour indiquer s’il s’agit de trajets personnels et professionnels. En un clic, vous pouvez ensuite générer un rapport et le communiquer directement à votre comptable.

Quelques conseils pour tenir votre carnet de bord kilométrique

• Remplissez régulièrement votre carnet de bord pour n’oublier aucun trajet.
• Gagnez du temps en utilisant une application plutôt qu’un carnet de bord papier.
• Enregistrez aussi vos trajets personnels : cela vous permettra de calculer le pourcentage d’usage professionnel de votre véhicule et de justifier vos déductions.
• Conservez vos rapports kilométriques pendant au moins 3 ans en prévision d’un contrôle fiscal si vous êtes salarié, et 10 ans si vous avez une entreprise.
• En cas de doute, consultez un comptable ou un conseiller fiscal qui pourra vous donner des conseils adaptés à votre situation.