Modèle gratuit de suivi des frais kilométriques (PDF, Excel, Google Sheets)

Vous êtes travailleur indépendant ou salarié et vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles ? Dans les deux cas, ce modèle de tableau de suivi des frais kilométriques est fait pour vous.

Si vous êtes chef d’entreprise, cet article peut aussi vous aider à simplifier le suivi des kilomètres effectués par vos salariés.

Modèle de suivi des frais kilométriques 2026 à imprimer

Vous pouvez télécharger ci-dessous notre modèle de tableau de suivi des frais kilométriques basé sur le barème kilométrique 2026 fourni par la direction générale des Finances publiques.

Remarque : si vous choisissez la version Google Sheets, vous devrez copier son contenu directement dans votre propre tableau Google. Pour plus de simplicité, vous pouvez utiliser le modèle Excel ou l’application Driversnote.

Consigner tous vos trajets professionnels peut s’avérer fastidieux. Heureusement, des solutions numériques facilitent désormais cette tâche pour les salariés, les travailleurs indépendants et les entreprises.

Notre modèle de tableau de suivi des frais kilométriques simplifie aussi grandement le remplissage de la déclaration de revenus ou la création des notes de frais.

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Comment utiliser le tableau de suivi des frais kilométriques

Un carnet de bord mensuel ou annuel sert à noter tous les trajets professionnels donnant droit à une déduction fiscale auprès des impôts ou à un remboursement par votre employeur.

Quel que soit votre statut, ce carnet fournit pour chaque trajet la date, le point de départ et d’arrivée, la distance parcourue en kilomètres, le nombre de kilomètres mensuel ou annuel et le motif de chaque déplacement. 

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour des trajets professionnels, vous devez aussi noter vos trajets privés afin de pouvoir prouver et appliquer à certains frais la proportion de trajets personnels et professionnels.

Toutes ces informations peuvent être enregistrées dans nos modèles PDF, Excel et Google Sheets.

En France, le barème fiscal appliqué aux dépenses effectuées en 2025 est le suivant :

Barème pour les voitures thermiques

Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %. Des barèmes spécifiques s’appliquent aux cyclomoteurs et aux motocyclettes. 

Informations à inclure dans votre tableau de suivi des frais kilométriques

Pour n’oublier aucun trajet, nous vous recommandons de prendre l’habitude de noter chaque déplacement, au moment du départ ou de l’arrivée.

Notre modèle de suivi des frais kilométriques vous permet de noter les informations suivantes pour chaque trajet :

• Date du trajet
• Points de départ et d’arrivée
• Catégorie : Professionnel ou Personnel
• Distance totale parcourue en kilomètres

Documents à fournir en cas de contrôle fiscal ou social

En cas de contrôle fiscal, vous devez présenter des preuves de vos trajets professionnels.

Au format papier ou numérique, notre modèle de suivi kilométrique tient lieu de justificatif. Si nécessaire, il vous permet aussi de prouver la proportion de trajets professionnels et personnels. Pensez à conserver les factures et tickets correspondant à vos frais.

Les justificatifs et les notes de frais doivent être conservés pendant trois ans pour les particuliers et dix ans pour les entreprises.

Gagnez du temps en utilisant une application de suivi automatique des kilomètres

Les applications de suivi des kilomètres comme Driversnote enregistrent vos trajets en temps réel. Plus besoin d’essayer de vous souvenir du trajet effectué tel ou tel jour, ni de saisir chaque trajet manuellement !

Lancez tout simplement l’application pour commencer à suivre vos trajets. L’application fournit automatiquement la date, l’heure et les points de départ et d’arrivée, et vous permet de préciser le motif de votre trajet.

Avec une application, vous ne perdez plus de temps à trier et classer vos tableaux de suivi kilométrique. L’application assure le suivi à votre place, et votre rapport kilométrique est toujours à portée de clic.