Véhicule de fonction ou de service : comment choisir ?

Un véhicule de fonction est un avantage accordé au salarié, un véhicule de service est un outil de travail. Cette distinction, simple en apparence, a des répercussions directes sur vos cotisations sociales, votre fiscalité et vos obligations administratives.

Pour faire le bon choix, faisons le point sur les conséquences réelles de chaque option.

Véhicule de fonction et véhicule de service : deux statuts, deux logiques

Le véhicule de fonction et le véhicule de service ont des caractéristiques et des fonctions différentes.

Le véhicule de fonction : un avantage accordé au salarié

Le véhicule de fonction est un avantage accordé au salarié. Il s’agit d’un véhicule détenu ou loué par l’entreprise que le salarié peut utiliser à titre professionnel et privé. C’est cette utilisation privée qui constitue un avantage en nature. De ce fait, elle est imposable pour le salarié et soumise à cotisations sociales pour l’employeur.

Le véhicule de service : un simple outil de travail

Aussi appelé véhicule de société, le véhicule de service sert un usage strictement professionnel. Il ne peut pas être utilisé à des fins privées et doit être restitué en dehors des heures de travail. De ce fait, il ne donne pas lieu à un avantage à nature, ni donc à des cotisations ou des impôts supplémentaires.

La voiture de société est généralement mutualisée, et peut servir à plusieurs salariés.

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Véhicule de fonction ou de service : ce que chaque option coûte vraiment à l’entreprise

En plus de remplir des fonctions différentes, les véhicules de fonction et de service génèrent aussi des coûts distincts pour l’employeur.

Le coût réel d’un véhicule de fonction

Prévoyez les coûts suivants si vous envisagez de faire l’acquisition d’un véhicule de fonction :

• Le coût d’acquisition ou de leasing. Le véhicule de fonction étant attribué à un salarié en particulier, ce coût est plus élevé que pour un véhicule de société mutualisé.
• L’augmentation des cotisations sociales liées à l’avantage en nature constitué par l’utilisation privée du véhicule.

Le calcul des cotisations sociales dépend de la valeur de l’avantage en nature, qui peut être calculée selon la méthode forfaitaire ou la méthode des dépenses réelles. 

Notez que la méthode réelle nécessite de suivre la répartition des trajets personnels et professionnels au moyen d’un carnet de bord kilométrique.

• L’avantage en nature véhicule est déductible en tant que charge professionnelle pour l’entreprise (Réf. BOI-BIC-CHG-40-40-30).
• Le véhicule de fonction (comme le véhicule de service) est soumis à deux taxes : la taxe annuelle sur les émissions de CO₂ et la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques. 

Le coût réel d’un véhicule de service

Le véhicule de service est réservé à un usage professionnel, et ne peut donc pas donner lieu à un avantage en nature.
L’entreprise supporte uniquement le coût d’acquisition ou de location, et bénéficie d’une charge administrative allégée, car la mise à disposition du véhicule n’a pas d’incidence sur le calcul des cotisations sociales.

Deux points de vigilance, cependant :

• Comme le véhicule de fonction, le véhicule de service est soumis à la taxe annuelle sur les émissions de CO₂ et à la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques. 
• Le trajet domicile-travail effectué avec un véhicule de service correspond à un usage privé et peut donner lieu à un avantage en nature.

Le cas particulier du trajet domicile-travail

Par défaut, laisser un salarié rentrer chez lui avec un véhicule de service constitue un usage privé et peut constituer un avantage en nature.

Cependant, l’URSSAF convient que l’avantage en nature n’existe pas si deux conditions sont réunies :

• L’utilisation est nécessaire à l’activité (nature ou horaires du poste).
• Les transports en commun sont inexistants ou incompatibles avec les horaires de travail.

Tableau comparatif entre le véhicule de fonction et le véhicule de service

Quelle option choisir selon votre situation

Optez pour le véhicule de fonction si…

• Vous souhaitez attirer ou fidéliser des talents en leur offrant un avantage tangible.
• Votre salarié a besoin du véhicule en permanence (soirs et week-ends inclus).
• Vous acceptez et pouvez absorber le surcoût en cotisations sociales lié à l’AEN, que vous pouvez par ailleurs compenser partiellement en les inscrivant comme charges professionnelles.

Optez pour le véhicule de service si…

• Le véhicule est un outil de travail et pas un avantage. Il sert par exemple à des visites de terrain, des livraisons, des visites à des clients.
• Vous souhaitez maîtriser les coûts et éviter la gestion administrative d’un avantage en nature.
• Le véhicule est mutualisé entre plusieurs salariés

Et si le salarié utilise son propre véhicule ?

Si le salarié utilise son propre véhicule pour des trajets professionnels, vous devez lui rembourser les frais engagés pour ces trajets sous la forme d’indemnités kilométriques. Le remboursement des trajets domicile-travail est soumis à conditions.

En plus d’être moins onéreux, ce choix est aussi avantageux sur le plan fiscal car les indemnités kilométriques ne sont pas imposables pour les salariés et exonérées de cotisations sociales pour les entreprises qui respectent le barème fiscal officiel.

Pour justifier ces indemnités, les salariés doivent tenir un carnet de bord kilométrique mentionnant les détails de chaque déplacement.

Pour en savoir plus sur les options à votre disposition, vous pouvez lire notre article Véhicule de société ou versement d’indemnités kilométriques : comment choisir ?

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