Comment et pourquoi calculer ses frais de déplacement

Si vous effectuez des trajets professionnels avec votre véhicule personnel, vous pouvez bénéficier d’une déduction fiscale ou d’un remboursement auprès de votre employeur.

En France, le calcul des frais de déplacement dépend essentiellement de votre situation. En effet, les règles varient si vous êtes salarié, travailleur indépendant ou chef d’entreprise.

Cet article fait le point sur chacun de ces cas de figure.

Calculer vos frais kilométriques pour bénéficier d’une déduction fiscale en tant que salarié

En tant que salarié, y compris de votre propre entreprise, vous avez le choix entre deux options au moment d’effectuer votre déclaration de revenus.

Par défaut, l’administration française applique une déduction forfaitaire de 10 %, qui couvre l’ensemble de vos frais professionnels courants. Si vous estimez que le montant de vos frais professionnels est supérieur à 10 % du revenu net fiscal annuel, vous pouvez déclarer vos frais réels.

Pour vous simplifier la tâche, l’administration française édite un barème kilométrique officiel qui vous permet de calculer vos frais kilométriques. Pour tout savoir sur la déclaration des frais kilométriques aux impôts, vous pouvez lire cet article.

Exemple d’utilisation du barème de frais kilométriques pour une salariée :

Sarah, consultante possédant une voiture thermique de 4 CV fiscaux et percevant un salaire net fiscal pour elle seule de 500 000 euros, effectue quotidiennement 50 km aller-retour entre son domicile et son bureau (25 km dans chaque sens), auxquels s’ajoutent environ 150 km mensuels de déplacements professionnels supplémentaires. Sur l’année 2024, elle totalise ainsi 12 800 km de trajets professionnels (11 000 km domicile-travail + 1 800 km de déplacements clients).

En appliquant le barème kilométrique 2025 pour sa déclaration d’impôts, Sarah peut déduire 5 682 € de frais réels, calculés selon la formule (12 800 × 0,340) + 1 330 pour une voiture de 4 CV dans la tranche de 5 001 à 20 000 km. Cette déduction, qui couvre la dépréciation du véhicule, l’entretien, le carburant et l’assurance, peut s’avérer plus avantageuse que l’abattement forfaitaire de 10 % de ses revenus, soit 5 000 euros.
Le barème kilométrique officiel peut être ajouté à l’application Driversnote pour intégrer directement le calcul de vos frais kilométriques dans vos rapports.

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Calculer vos frais kilométriques pour vous faire rembourser vos trajets par votre employeur

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels en dehors des trajets domicile-travail, vous pouvez aussi demander à votre employeur de vous rembourser vos frais kilométriques. On parle alors d’indemnités kilométriques.

La plupart du temps, votre employeur utilisera le barème kilométrique fourni par l’administration française. Sachez qu’il peut néanmoins utiliser son propre barème. Si tel est le cas, l’application Driversnote permet de saisir un taux kilométrique personnalisé.

Pour justifier vos trajets professionnels, vous devez fournir à votre employeur une note de frais accompagnée de documents justificatifs. Si votre employeur ne vous fournit pas de modèle type, Driversnote vous permet d’éditer des rapports complets qui contiennent toutes les informations nécessaires.

Nos rapports indiquent pour chaque trajet le point de départ et d’arrivée, la distance parcourue, le montant des frais kilométriques (selon le barème officiel ou un taux personnalisé) et la catégorie du trajet (professionnel ou personnel).

Calculer vos frais kilométriques en tant que travailleur indépendant

Le calcul et la déduction des frais kilométriques varient considérablement selon le statut juridique choisi pour votre activité indépendante.

Si vous exercez en entreprise individuelle au régime réel (BIC ou BNC), vous pouvez déduire l’intégralité de vos frais de déplacement professionnels, soit au forfait kilométrique, soit aux frais réels.

Exemple de calcul pour un kinésithérapeute

Marc exerce en entreprise individuelle au régime BNC réel et effectue des visites à domicile. En 2024, il a parcouru 6 500 km déductibles (visites patients et formations, hors trajets domicile-cabinet). Avec un véhicule de 6 CV, il peut déduire (6 500 km × 0,374 €) + 1457 = 3 888 € selon le barème kilométrique.

Cette déduction fiscale lui permet d’économiser environ 2 722 € d’impôts et charges sociales (en considérant un taux marginal d’imposition de 30% et un taux de charges sociales d'environ 40%).

En revanche, les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs ne peuvent pas déduire ces frais, car l’abattement forfaitaire appliqué à leur chiffre d’affaires couvre l’ensemble des charges professionnelles. Des règles particulières s’appliquent également aux travailleurs indépendants ayant opté pour une EURL ou une SASU. 

Quel que soit votre statut, il est essentiel de tenir un registre précis de vos trajets professionnels, mentionnant la date, la destination, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru. Cette documentation sera indispensable en cas de contrôle fiscal.

Simplifier le calcul des frais kilométriques pour vos salariés

La tenue rigoureuse d’un carnet de bord représente souvent un défi pour les entreprises. Les applications de suivi kilométrique peuvent considérablement alléger cette charge administrative, tant pour les employés que pour les services comptables. Ces outils automatisent le suivi kilométrique et facilitent le processus d’approbation des notes de frais. 

Si vous dirigez une équipe, vous pouvez orienter vos salariés vers une application de suivi des frais kilométriques telle que notre solution pour les équipes Driversnote Teams.