Pourquoi utiliser une application de suivi des frais kilométriques ?

Si vous effectuez des trajets professionnels avec votre véhicule personnel, vous avez intérêt à noter chaque trajet afin de maximiser votre déduction fiscale ou vos indemnités kilométriques.

Pour consigner vos trajets et calculer vos frais kilométriques, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser un carnet de bord papier, une feuille de calcul en ligne ou un modèle au format PDF.

La solution la plus simple est toutefois d’utiliser une application de suivi des frais kilométriques.

Pourquoi utiliser une application pour suivre ses trajets professionnels ?

• Le suivi est automatique : vous n’avez plus à saisir la date ou la distance de vos trajets. Vos trajets et vos kilomètres sont enregistrés automatiquement.
   
• Les rapports sont faciles à partager : la plupart des applications permettent d’exporter vos rapports kilométriques dans différents formats. Vous pouvez ainsi facilement les envoyer à votre comptable ou à votre employeur, et les enregistrer en prévision d’un contrôle fiscal.
   
• L’enregistrement est sécurisé : vos carnets de bord sont enregistrés et protégés tant que vous possédez un compte actif. Les données sont supprimées lorsque vous fermez votre compte.
   
• Les trajets restent à jour : à la différence d’un carnet de bord manuel que vous pouvez oublier d’actualiser, une application enregistre automatiquement tous vos trajets.

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Méthodes possibles pour suivre les trajets professionnels

Voici les différentes méthodes de suivi des trajets professionnels, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

1. Carnet de bord au format papier

Cette méthode consiste à garder un petit carnet de bord dans votre véhicule pour y noter les informations suivantes :

• Date du trajet
• Point de départ et point d’arrivée
• Distance parcourue en kilomètres
• Motif du trajet

Avantages : solution peu coûteuse qui ne nécessite pas d’outil technologique
Inconvénients : vous pouvez oublier de noter des trajets, le carnet peut être perdu ou s’abîmer, les calculs doivent être faits à la main et les résultats sont difficiles à communiquer (par exemple à votre comptable).

2. Feuilles de calcul (Excel ou Google Sheets)

Vous pouvez créer un carnet de bord numérique ou télécharger un modèle où vous noterez les informations suivantes :

• Date du trajet
• Point de départ et point d’arrivée
• Distance parcourue en kilomètres
• Motif du trajet

Avantages : ce format est plus clair que les carnets de bord papier et facile à sauvegarder.
Inconvénients : le remplissage manuel des feuilles de calcul est fastidieux et chronophage, et peut être source d’erreur. Les distances doivent être calculées avec Google Maps ou vos relevés de compteur.

3. Tableau au format PDF

Il s’agit d’un document facile à imprimer, que vous pouvez remplir à la main ou sur ordinateur.

Avantages : le format est clair, et le rendu est professionnel.
Inconvénients : les capacités de calcul sont limitées et le tableau doit être rempli manuellement.

4. Applications de suivi et de calcul des frais kilométriques

Ces applications utilisent le GPS de votre téléphone pour enregistrer automatiquement vos trajets.

Avantages : le suivi est automatique, les calculs sont exacts, le stockage des rapports est sécurisé et le partage simplifié.
Inconvénients : des frais d’abonnement peuvent s’appliquer et ces applications puisent dans la batterie de votre téléphone.

Fonctionnement des applications de suivi des trajets professionnels

Les meilleures applications de calcul des frais kilométriques suivent vos trajets en temps réel et vous évitent de devoir noter manuellement tous vos déplacements. Tout ce que vous avez à faire, c’est ouvrir l’application sur votre téléphone et lancer le suivi. L’application enregistre votre trajet pendant que vous conduisez.

Une fois votre trajet terminé, il est enregistré dans votre application, avec la date et l’heure de votre trajet, les points de départ et d’arrivée de votre trajet.

Certaines applications sont dotées d’une fonction de suivi automatique grâce à laquelle vous n’avez même pas besoin de lancer le suivi.

Avec l’application Driversnote, le suivi des trajets se lance dès que vous atteignez une certaine vitesse, et un dispositif à apparier à votre application est fourni avec l’abonnement annuel. 

La balise iBeacon est un dispositif Bluetooth peu consommateur en batterie que vous placez dans votre véhicule. Dès que vous commencez ou que vous arrêtez la conduite, l’iBeacon ordonne à l’application de lancer ou d’arrêter l’enregistrement.

L’application vous fournit toutes les informations sur vos trajets en temps voulu. Si vous oubliez de suivre un trajet, vous pouvez toujours l’ajouter manuellement depuis votre téléphone ou la version web de l’application.

Retour sur investissement : à partir de quand une application de suivi des trajets est-elle rentabilisée ?

Le délai de rentabilisation de votre application dépend de votre statut professionnel, de la quantité de trajets professionnels effectués, et du type de véhicule que vous conduisez.

Prenons un exemple de calcul pouvant s’appliquer à un salarié effectuant régulièrement des trajets pour son travail et dont les frais réels sont supérieurs aux 10 % d’abattement forfataire :

Pour une voiture thermique d’une puissance fiscale de 4 CV, le taux kilométrique fixé par l’administration française est de 0,606 euro en 2025. Imaginons que votre application de suivi des trajets professionnels de qualité coûte 11 euros par mois. Pour 65 kilomètres professionnels par mois (780 km par an), vous pouvez déduire 473 euros de frais professionnels (780 × 0,606 €). Avec un taux marginal d’imposition de 30 %, cette déduction vous fait économiser 142 euros d’impôts par an (473 × 30 %). L’économie réalisée (142 euros) dépasse le coût annuel de l’application (132 euros), générant un bénéfice net de 10 euros par an.

Cela signifie que vous devez parcourir approximativement 65 kilomètres professionnels par mois pour que l’application se rentabilise. Cela représente seulement deux déplacements d’environ 32 kilomètres par mois, soit un petit trajet client toutes les deux semaines.

Si vous utilisez Driversnote pour suivre vos trajets professionnels, sachez que nous conservons vos trajets en sécurité aussi longtemps que vous avez un compte chez nous, qu’il s’agisse d’un compte payant ou gratuit.

Avantages des applications de suivi des frais kilométriques

Voici un récapitulatif des avantages que vous apporte une application de suivi des frais kilométriques.

Suivi automatique et précis

Les applications utilisent le GPS de votre téléphone pour mesurer précisément les distances parcourues, éviter les estimations et fournir des rapports kilométriques exacts de vos trajets professionnels.

Driversnote est un excellent système de suivi des trajets. Je n’ai plus besoin de noter les kilomètres parcourus, etc. L’application enregistre automatiquement les trajets à ma place. Je recommande vivement cette application.
— Avis laissé par un utilisateur de Driversnote (David Buckley)

Conformité des rapports à la législation française

Pour être déductibles, les dépenses professionnelles doivent être « nécessitées par l’exercice de votre activité salariée ; payées au cours de l’année d’acquisition de vos revenus ; et justifiées ».

Pour vous fournir les justificatifs nécessaires, les applications de suivi des trajets professionnels enregistrent :

• La distance exacte parcourue pour chaque trajet
• La date et l’heure du trajet
• Le point de départ et le point d’arrivée
• Le motif du trajet (à catégoriser facilement)

Toutes ces informations sont stockées en toute sécurité et peuvent être consultées et exportées dès que possible.

Gain de temps

Saisir manuellement les trajets peut prendre du temps. Si vous effectuez plusieurs trajets professionnels par jour, leur enregistrement s’ajoute à vos heures mensuelles de travail administratif. Automatiser ce processus vous fait gagner un temps précieux.

« Cette application est très facile à utiliser ! Elle simplifie le suivi et l’enregistrement. Je ne savais pas ce que je manquais jusqu’à l’utiliser. Je la recommande sans hésiter ! »
— Avis laissé par un utilisateur de Driversnote (S. Saenz)

Catégorisation des trajets personnels et professionnels

Les déductions fiscales et les remboursements de frais kilométriques sont possibles uniquement pour les trajets professionnels. L’application vous aide à classer les trajets comme étant professionnels ou personnels pour soumettre seulement les trajets éligibles.

Stockage sécurisé sur le Cloud

À la différence des carnets de bord papier qui peuvent être perdus ou endommagés, les applications de suivi des trajets stockent vos données en toute sécurité sur un Cloud.

Durée de conservation des documents

Quel que soit le format choisi, vous devez stocker et conserver vos données conformément aux exigences légales.

En tant que salarié ayant déclaré des frais réels, vous devez conserver les pièces justificatives pendant au moins trois ans. Pour les travailleurs indépendants et les entreprises, il est recommandé de les conserver pendant au moins dix ans.