Contrôle URSSAF sur l’avantage en nature véhicule : que devez-vous prouver ?

Le contrôle URSSAF sur l’avantage en nature véhicule porte sur votre capacité à justifier les calculs effectués et le traitement appliqué à chaque salarié disposant d’un véhicule de fonction.

Depuis la hausse des taux forfaitaires introduite par la réforme du 25 février 2025, le coût possible d’un redressement URSSAF a augmenté.

Cet article passe en revue ce que vérifie l’URSSAF, la charge de la preuve, les justificatifs à conserver selon votre situation, comment démontrer l’absence d’avantage en nature, ainsi que la fenêtre de prescription et les durées de conservation applicables.

Ce que vérifie l’URSSAF lors d’un contrôle AEN véhicule

Les règles des contrôles de l’URSSAF sont édictées dans la Charte du cotisant contrôlé, dont voici les principaux points :

• L’entreprise soumise à un contrôle de l’URSSAF reçoit obligatoirement un avis au moins 30 jours avant le début du contrôle. Cet avis mentionne notamment la liste des documents à préparer.
• Le contrôle a généralement lieu dans les locaux de l’entreprise, sauf pour les entreprises de moins de 11 salariés. L’employeur doit mettre à disposition les documents demandés.
• Le contrôle dure 1 à 2 mois, et ne peut dépasser 3 mois pour les entreprises de moins de 20 salariés. Il porte sur les trois ans à compter de la fin de l’année civile due.
• À réception de la lettre présentant les conclusions du contrôle, vous disposez d’un délai de réponse de 30 jours (voire 60 jours sur demande).
• À l’issue de cette période, vous pouvez recevoir une confirmation sans redressement ou une mise en demeure. En cas de désaccord, vous pouvez saisir la commission de recours amiable.

Les contrôles portant sur l’avantage en nature examinent les quatre points suivants :

• La méthode retenue (forfaitaire ou réelle) et sa cohérence sur l’ensemble de l’année civile : si vous changez de méthode en cours d’exercice (salarié par salarié), vous devez régulariser les cotisations déjà déclarées pour l’année écoulée.
• La valeur retenue pour le prix d’achat TTC ou le coût global de location : ni le bonus ni le malus écologiques ne doivent être pris en compte. En cas de remise ou de réduction pour reprise d’un ancien véhicule, c’est le montant payé par l’employeur qui est retenu.
• La mention de l’avantage en nature sur les fiches de paie (en majoration du salaire brut et en déduction du salaire net à verser) et dans la déclaration sociale nominative (code 04 dans la rubrique 21.G00.54.001).
• La prise en charge ou non du carburant par l’employeur, qui doit en apporter la preuve lui-même.

Si le véhicule a été mis à disposition avant le 1er février 2025, ce sont les anciens barèmes qui s’appliquent. Si le véhicule a été acheté avant le 1er février 2025 et mis à disposition du salarié après cette date, ce sont les nouveaux taux qui s’appliquent.

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Les justificatifs à conserver selon votre situation

Lorsque vous fournissez un véhicule de fonction à un salarié, vous devez pouvoir justifier les modalités de calcul de l’avantage en nature qui en découle : méthode de calcul retenue, prise en charge du carburant, ou encore caractéristiques du véhicule justifiant un abattement.

Le tableau ci-dessous récapitule, situation par situation, les documents à conserver pour pouvoir justifier votre calcul en cas de contrôle.

Bon à savoir : avec Driversnote, vous pouvez modifier vos trajets pendant deux ans après leur création. Au-delà de cette période, les trajets sont archivés, mais peuvent toujours servir à créer des rapports.

Comment prouver l’absence d’avantage en nature

L’employeur doit pouvoir apporter la preuve d’une absence d’avantage en nature dans les trois situations suivantes :

Fenêtre de prescription du contrôle URSSAF

En matière de cotisations sociales, le délai de reprise (ou de prescription) est de 3 ans. Concrètement, l’URSSAF peut contrôler vos déclarations sociales pendant 3 ans. Le délai est étendu à 5 ans en cas de fraude et de travail dissimulé.

Le délai commence à partir de la fin de l’année où les cotisations auraient dû être payées.

    Par exemple, un contrôle en 2026 porte sur 2023, 2024 et 2025.

Durées de conservation des documents pour les entreprises

En plus des délais applicables au contrôle des cotisations sociales, votre entreprise doit respecter d’autres durées de conservation spécifiques pour ses documents.

Voici les durées de conservation selon le type de document en lien avec l’avantage en nature véhicule :

• Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans
• Bulletins de paie : 5 ans en version papier ; en version électronique, l’employeur doit en garantir la disponibilité 50 ans ou jusqu’à l’âge légal de départ à la retraite du salarié augmenté de 6 ans
• Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes et indemnités : 5 ans
• Contrat ou convention dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
• Documents fiscaux : 6 ans
• Pièces justificatives comptables (factures clients/fournisseurs : factures d’achat du véhicule, factures de carburant, factures d’entretien, factures de location) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Checklist anti-redressement

1. Méthode de calcul de l’avantage en nature : choisir entre la méthode forfaitaire ou réelle et l’appliquer de façon cohérente sur l’année entière. En cas de changement, régulariser les cotisations avant la dernière déclaration de l’exercice (aucune rétroactivité possible sur les années antérieures).

• Méthode forfaitaire : conserver la facture d’achat TTC ou les factures de location annuelle TTC, en excluant le bonus et le malus écologiques de la base de calcul.
• Méthode réelle : conserver la facture d’achat TTC ou les factures de location annuelle TTC (en excluant le bonus et le malus écologiques de la base de calcul), les factures d’assurance et d’entretien (hors frais de remise en état post-sinistre et franchises), et tenir à jour un carnet de bord kilométrique pour distinguer trajets professionnels et privés

2. Bulletin de paie et DSN : faire figurer l’AEN sur chaque bulletin de paie (en majoration du brut puis déduction du net) et le déclarer en DSN (code 04, rubrique 21.G00.54.001)

3. Carburant : conserver les factures de carburant réelles si le carburant est pris en charge par l’employeur.
À défaut, apporter la preuve de l’absence de prise en charge par tout moyen (par exemple, plein vendredi soir et lundi matin) et calculer un éventuel dépassement à réintégrer

4. Véhicule électrique : conserver la preuve du caractère exclusivement électrique ; pour une mise à disposition à partir du 1er février 2025, vérifier et conserver la preuve de l’éligibilité du véhicule à la date de mise à disposition

• Borne de recharge : pour les bornes hors lieu de travail, conserver les factures d’installation, et la preuve de restitution si la borne est rendue en fin de contrat

Absence d’avantage en nature

1. Usage privé interdit : notifier cette interdiction par écrit (règlement intérieur, circulaire, courrier de la direction) et conserver ce document

2. Véhicule partagé : en cas d’usage strictement professionnel, établir un document écrit attestant cet usage exclusif

3. Trajets domicile-travail : réunir la preuve de la nécessité professionnelle du véhicule et de l’absence d’alternative en transports en commun

4. Conservation des documents : respecter les durées selon la nature du document : 10 ans pour les factures (pièces comptables), 6 ans pour les documents fiscaux, 5 ans pour les bulletins de paie papier, contrats et documents liés aux salaires, 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales

Conclusion

Vous disposez désormais de toutes les informations pratiques nécessaires pour vous préparer à un éventuel contrôle de l’URSSAF. En anticipant la compilation et la conservation de vos justificatifs, vous limitez le risque de redressement URSSAF.

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